مدير المكتب والمساعد الشخصي
نظرة عامة على الدور:
تتمثل مهمة مدير المكتب والمساعد الشخصي في ضمان أن يدعم مكتب Jaded وجميع التفاصيل الصغيرة المرتبطة به بيئة إيجابية وشاملة ومنتجة. وتتسم المسؤوليات بالتنوع، مع تركيز أساسي على مساحة المكتب الفعلية وفعاليات الموظفين وتقديم المساعدة التنفيذية لمؤسسينا المشاركين، بما يضمن توافر الأدوات والمساحة والأجواء المناسبة لنا جميعًا لأداء عملنا.
المسؤوليات والواجبات:
دعم المؤسسين المشاركين:
- إدارة جدول المواعيد وجدولة الاجتماعات للرئيس التنفيذي واثنين من المؤسسين المشاركين - إدارة الجداول الشخصية وجداول العمل المزدحمة، وضمان إعطاء الأولوية للاجتماعات والأشخاص المناسبين.
- حجز السفر والمطاعم وما إلى ذلك، وتوفير برامج رحلات مفصلة.
- إدارة البريد والتوصيلات الشخصية، مثل إرسال الطرود أو إعادتها، والمصروفات.
- إحضار الغداء أو إنجاز المهام العامة الأخرى.
إدارة المكتب:
- الترحيب بالضيوف والعناية بهم، وتقديم المرطبات، وتنسيق أي متطلبات تقنية وعروض تقديمية للاجتماعات.
- تقديم مساعدة عامة مخصصة حسب الحاجة في المشروعات الخاصة.
- إعداد المستندات وطباعتها وتنظيمها.
- إصدار أوامر الشراء - الخاصة بالمشروعات، وكذلك أوامر الشراء الخاصة بالأقسام.
- تولي جميع الاستفسارات الأولية عبر نظام الهاتف.
- استلام وتنظيم توصيلات المكتب، مثل Royal Mail وUPS و& DHL.
- الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومرتبة، مع ضمان تحمّل الفرق لمسؤولياتها، مثل التأكد من أن منطقة المدخل وغرف الاجتماعات والاستوديو تبدو لائقة في جميع الأوقات.
- تقديم الدعم إلى الأقسام الأخرى خلال فترات الانشغال حسب الحاجة.
إدارة المرافق:
- تتبع الميزانيات المتفق عليها لفعاليات الموظفين ومستلزمات الطعام في المكتب وما إلى ذلك، والالتزام بها.
- صيانة آلات إعداد القهوة (إزالة الترسبات الكلسية بانتظام، وما إلى ذلك).
- مسؤول السلامة من الحرائق في المكتب - صيانة طفايات الحريق، والحفاظ على قائمة دقيقة بالموظفين، وما إلى ذلك، وتولي قيادة تدريبات مكافحة الحرائق.
- إدارة أي عمليات نقل للمكاتب أو المكاتب الفردية.
- تنظيم الأثاث والقرطاسية والمستلزمات والمطبخ ومواد التنظيف.
- جولات شهرية في الطوابق مع شركة التنظيف.
- التنسيق مع فريق دعم تكنولوجيا المعلومات بشأن أجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات والخوادم وعناوين البريد الإلكتروني وشبكة Wi-Fi وما إلى ذلك.
مشاركة الموظفين:
- ضمان بقاء المطابخ مجهّزة بالمؤن جيدًا في جميع الأوقات.
- طلب الطعام أسبوعيًا للمكتب.
- ترتيب ضيافات عفوية للمكتب.
- تنظيم جميع الفعاليات الاجتماعية الموسمية للموظفين (بالتنسيق مع المؤسس المشارك والموارد البشرية بشأن الأفكار والميزانيات)
- جدولة وتنظيم وإدارة فعاليات الفريق والرحلات والسهرات، مثل حفل عيد الميلاد
- التنسيق مع الموارد البشرية بشأن مزايا الموظفين، مثل أفكار مكافآت الاحتفال
- دعم الموارد البشرية في استقبال الموظفين الجدد، مثل هدايا الترحيب وجولة في المكتب
المتطلبات:
- خبرة لا تقل عن سنتين في دور منسق/مدير مكتب ومساعد شخصي/مساعد تنفيذي.
- محترف متعدد المهارات، خبير في التعامل مع جدول أعمال مزدحم وإدارة مكتب يضم 50 شخصًا.
- خبرة في العمل ضمن بيئة سريعة الوتيرة. لا تُعدّ الخبرة في صناعة الأزياء أو تجارة التجزئة سريعة الوتيرة ضرورية، لكنها مرغوبة بشدة.
- متاح للعمل في المكتب 5 أيام أسبوعيًا مع مرونة
- مستوى عالٍ من إتقان استخدام الحاسوب، بما في ذلك جميع برامج MS Office القياسية
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي
- مظهر شخصي ممتاز
- احترافية وثقة في بناء العلاقات، وشخصية اجتماعية حقيقية قادرة على التفاعل مع جميع الموظفين
- مبادرة جيدة مع القدرة على تحدّي أصحاب المصلحة
ما الذي سأحصل عليه؟
- خصم الموظفين بنسبة 50%
- 22 يوم إجازة سنويًا، ترتفع إلى 24 يومًا بعد سنتين من الخدمة (بالإضافة إلى العطلات الرسمية)
- يوم إجازة مدفوع الأجر في عيد ميلادك
- يوم تطوع مدفوع الأجر سنويًا
- يوم انتقال مدفوع الأجر سنويًا
- نظام معاشات بمزايا محددة
- استحقاق أجر الإجازة المرضية من الشركة
- برنامج مساعدة الموظفين لك ولعائلتك
- مخطط مكافأة إحالة الموظفين بقيمة 500 جنيه إسترليني
- خصومات لدى الأنشطة التجارية المحلية (Joe and the Juice، المقاهي، اللياقة البدنية، التجميل، وغير ذلك)
- موقع مكتب في شمال غرب لندن يقع مباشرة بجوار وسائل مواصلات جيدة
- قواعد لباس غير رسمية في المكتب (اختيار أسلوب لباسك متروك لك، فارتدِ ما تشعر معه بأفضل حال)
- مطابخ وثلاجات مجهّزة بالكامل (مرحبًا بإمدادات الفطور الخفيفة والوجبات الخفيفة غير المحدودة، وداعًا لوجبات ما بعد الظهر الخفيفة)
- فعاليات اجتماعية مكتبية منتظمة (مثل لقاءات يوم صرف الراتب
للتقدّم، أرسل سيرتك الذاتية وخطاب التغطية إلى [email protected]، مع كتابة «Office Manager & PA» في موضوع البريد الإلكتروني